Quy chế sử dụng sổ điểm điện tử

QUY CHẾ

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG SỔ ĐIỂM ĐIỆN TỬ

(Ban hành theo Quyết định số       /2021/QĐ-PTDTBTTT ngày  30/7/2021

 của Hiệu trưởng trường PTDTBT Thái Thịnh)

 

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Văn bản này quy định về việc sử dụng, khai thác phần mềm Sổ đánh giá chất lượng học sinh và ghi điểm điện tử (sau đây gọi tắt là SĐĐT) trên hệ thống thông tin quản lí nhà trường SMAS kể từ năm học 2021 – 2022.

2. Đối tượng áp dụng bao gồm các cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên trường PTDTBT Thái Thịnh và các tổ, nhóm, bộ phận được phân công có danh sách phân quyền sử dụng.

Điều 2. Trách nhiệm chung của các thành viên tham gia sử dụng SĐĐT

1. 100% cán bộ, giáo viên cam kết thực hiện nghiêm túc quy chế sử dụng SĐĐT, giữ bí mật tài khoản sử dụng, không nhờ người khác làm thay công việc của mình. Ngoài ra, tùy theo vai trò và trách nhiệm được phân công phải thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Hiệu trưởng nhà trường.

2. Có trách nhiệm in và sử dụng Sổ điểm cá nhân, Sổ gọi tên ghi điểm và một số loại sổ sách khác theo mẫu của Bộ GD&ĐT từ hệ thống phần mềm.

- Sổ điểm cá nhân (in vào đầu mỗi năm học và phải có dấu của nhà trường).

- Sổ gọi tên và ghi điểm (in khi có yêu cầu của Hiệu trưởng hoặc của ban thanh tra, kiểm tra và cuối mỗi học kỳ, cuối năm học).

Điều 3. Trách nhiệm của Hiệu trưởng

1. Ban hành quyết định thành lập Ban quản trị phần mềm SĐĐT của đơn vị.

2. Quản lý tất cả các tài khoản sử dụng phần mềm SĐĐT tại đơn vị, kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo mật tài khoản.

3. Quyết định thời điểm khóa, mở SĐĐT và quy định các thủ tục cập nhật điểm sau khi khóa sổ.

4. Kiểm tra định kỳ và đột xuất việc thực hiện quy định về cập nhật dữ liệu, điểm và kết quả đánh giá xếp loại học sinh vào SĐĐT trên phần mềm của mỗi giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm ở tất cả các lớp đảm bảo ít nhất 1 lần/tháng.

5. Xét duyệt học sinh được lên lớp, không được lên lớp, danh hiệu thi đua, danh sách học sinh phải kiểm tra lại các môn học, rèn luyện hạnh kiểm trong kỳ nghỉ hè. Phê duyệt kết quả đánh giá, xếp loại học sinh trong SĐĐT sau khi tất cả giáo viên bộ môn và giáo viên chủ nhiệm lớp đã nhập đầy đủ nội dung.

  6. Quyết định xử lý theo thẩm quyền; đề nghị các cấp có thẩm quyền xử lý đối với tổ chức, cá nhân vi phạm; quyết định khen thưởng theo thẩm quyền, đề nghị các cấp có thẩm quyền khen thưởng đối với tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc thực hiện quy chế này.

Điều 4. Quản trị phần mềm Sổ điểm điện tử của đơn vị

1. Phân quyền cho các cá nhân, tổ, nhóm, bộ phận sử dụng SĐĐT.

2. Tham mưu cho Hiệu trưởng để đảm bảo các điều kiện vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của phần mềm SĐĐT. Sắp xếp thời gian sử dụng phòng máy để CBGVNV nhập điểm, kết quả đánh giá học sinh.

3. Quản lý, bảo mật, sao lưu dữ liệu, thực hiện khóa/mở sổ theo yêu cầu của Hiệu trưởng nhà trường.

4. Đề nghị bên lập trình cập nhật kịp thời quy chế đánh giá, xếp loại kết quả học tập của học sinh khi có quyết định thay đổi, điều chỉnh từ các cấp quản lý cấp trên.

5. Cập nhật dữ liệu ban đầu vào đầu mỗi năm học hoặc có thay đổi theo sự phân công của Hiệu trưởng.

6.  Hướng dẫn giáo viên trong việc sử dụng phần mềm Sổ điểm điện tử.

Điều 5. Trách nhiệm của Giáo viên chủ nhiệm (GVCN)

1. Cập nhật đầy đủ danh sách và sơ yếu lý lịch học sinh đầu năm học.

2. Cập nhật phần kiểm diện học sinh định kỳ hàng tháng.

3. Cập nhật xếp loại hạnh kiểm của học sinh hằng tháng vào cuối mỗi kỳ, cuối năm học.

4. Thực hiện chức năng kiểm tra điểm trung bình các môn học kỳ, cả năm; xếp loại học lực, danh hiệu cuối mỗi học kỳ và cả năm.

5. Kiểm tra Sổ gọi tên và ghi điểm của lớp mình phụ trách; giúp Hiệu trưởng theo dõi việc kiểm tra cho điểm theo quy định.

6. Thực hiện chức năng: kiểm ra lại các kết quả đánh giá, xếp loại hạnh kiểm và học lực từng kỳ, cả năm học của học sinh trên phần mềm. Lập danh sách học sinh đề nghị được lên lớp, không được lên lớp; học sinh được công nhận là học sinh giỏi, học sinh tiên tiến; học sinh phải kiểm tra lại các môn học; học sinh phải rèn luyện về hạnh kiểm trong kỳ nghỉ hè,..

7. Theo dõi, kiểm tra, ký xác nhận thông tin về SĐĐT in ra từ phần mềm các nội dung sau đây:

- Kết quả kiểm diện trong năm học

- Kết quả đánh giá, xếp loại hạnh kiểm và học lực của học sinh

- Kết quả được lên lớp hoặc không được lên lớp, học sinh giỏi, học sinh tiên tiến, học sinh được lên lớp sau khi kiểm tra lại hoặc rèn luyện trong kỳ nghỉ hè; Xét đề xuất các hình thức khen thưởng của học sinh.

- Nhận xét đánh giá kết quả rèn luyện từng mặt và toàn diện của học sinh.

8. Có trách nhiệm bảo mật tài khoản được cấp.

 

Điều 6. Trách nhiệm của Giáo viên bộ môn (GVBM)

1. Thực hiện đầy đủ số lần kiểm tra, cho điểm theo quy chế của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Trực tiếp nhập điểm học sinh của các lớp mình phụ trách giảng dạy theo đúng lịch của nhà trường, đảm bảo chính xác, công khai sau khi cho điểm vào sổ điểm cá nhân. Đề xuất điều chỉnh các sai sót trong quá trình ghi điểm (nếu có).

2. Thực  hiện  chức năng kiểm tra điểm trung bình môn học theo học kỳ, cả năm của học sinh lớp mình phụ trách.

3. Nhận xét tuần về nề nếp học tập bộ môn do mình trực tiếp giảng dạy (nếu có).

4. Kiểm tra và ký xác nhận điểm số môn mình giảng dạy trên SĐĐT được in từ Hệ thống phần mềm vào cuối học kỳ và cuối năm học.

5. Chịu trách nhiệm về việc bảo mật tài khoản được cấp. Báo cáo đột xuất với Ban quản trị phần mềm về vấn đề sự cố lỗi cập nhật hệ thống hoặc các vấn đề khó khăn khác liên quan đến công việc nhập điểm.

Chương II

CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 7. Quy định Sổ điểm cá nhân:

Sổ điểm cá nhân là minh chứng về điểm của học sinh.

1. Nhà trường in Sổ điểm cá nhân từ Hệ thống phần mềm và phát cho mỗi GVBM vào đầu năm học (Sổ điểm có đóng dấu kiểm soát của Hiệu trưởng, có bìa cứng in đủ thông tin của GV).

2. GVBM nhập điểm vào phần mềm phải khớp với điểm trong Sổ điểm cá nhân. Việc sửa điểm trên sổ điểm cá nhân được thực hiện theo quy định như trên Sổ gọi tên ghi điểm.

3. GVBM có trách nhiệm sử dụng Sổ điểm cá nhân theo đúng quy định. Khi có thay đổi sổ điểm cá nhân phải được sự đồng ý của Hiệu trưởng và nộp lại sổ cũ.

4. Cuối năm học, giáo viên ký tên xác nhận trên Sổ điểm cá nhân và nộp về nhà trường để lưu trữ.

Điều 8. Quy định Sổ gọi tên và ghi điểm

Sổ gọi tên và ghi điểm là Sổ theo dõi chất lượng giáo dục của học sinh được in từ phần mềm dưới hình thức in thưởng xuyên và in định kỳ:

1. In thường xuyên để phục vụ cho công tác thanh, kiểm tra và công tác quản lý, sổ điểm in thường xuyên phải ghi rõ ngày tháng năm in.

 2. In định kỳ vào thời điểm kết thúc học kỳ I và kết thúc năm học.

Điều 9. Quy định về việc cập nhật điểm trong SĐĐT

1. GVBM trực tiếp nhập điểm vào SĐĐT đúng thời hạn theo quy định vào ngày 24, 25 hàng tháng (nếu trùng với ngày nghỉ sẽ thực hiện vào ngày kế tiếp).

2. Điểm số được cập nhật vào SĐĐT phải thống nhất với điểm trong sổ điểm cá nhân của giáo viên.

3. Ban giám hiệu định kì kiểm tra tiến độ, tỉ lệ đánh giá điểm kiểm tra theo quy định vào ngày 3- 4 tháng sau.

4. Việc bổ sung, điều chỉnh các sai sót trong quá trình nhập thông tin, điểm số trên hệ thống quản lý điểm phải được sự cho phép của Hiệu trưởng, có lưu vết trên hệ thống. Khi sửa dữ liệu phải có sự chứng kiến của đại diện BGH, Ban quản trị và người đề nghị chỉnh sửa và được ghi nhận đầy đủ các điều chỉnh trong hồ sơ lưu trữ (Phiếu đề nghị, Biên bản,…)

Điều 10. Quy định sửa điểm

Khi phát hiện nhập sai điểm, cần đề nghị sửa điểm, GVBM phải lập phiếu đề nghị sửa điểm (theo mẫu), phải lưu trữ đầy đủ minh chứng cho những trường hợp đó (Sổ điểm cá nhân, bài kiểm tra học sinh, xác nhận của lớp đối với điểm miệng).

Quy trình thực hiện như sau:

Trước buổi họp chuyên môn tháng, Lãnh đạo sẽ in nhật kí sửa điểm của GV để kiểm tra, giải trình (nếu có sửa điểm). Hồ sơ giải trình gồm:

1. Sổ điểm cá nhân;

2. Bài kiểm tra của học sinh làm minh chứng. Nếu là điểm kiểm tra miệng thì có học sinh được chữa điểm và một học sinh khác trong lớp ký xác nhận trên bảng kiểm tra (ghi rõ họ, tên).

3. Hạn cuối cùng để sửa chữa điểm là 1 tuần lễ trước khi kiểm tra học kỳ.

4. Sau khi giáo viên sửa điểm xong thì phải khóa điểm ngay.

- Trường hợp phát hiện sai điểm sau khi Sổ gọi tên và ghi điểm được hoàn tất thì việc sửa điểm trên Sổ gọi tên ghi điểm được thực hiện theo quy định, đồng thời phải tiến hành sửa điểm trên các loại Sổ có liên quan theo quy trình như trên.

* Lưu ý: Các dữ liệu cần sửa chữa do nhập sai phải được sự đồng ý của Hiệu trường, được lập biên bản sửa chữa dữ liệu với sự chứng kiến của Hiệu trưởng, đại diện Ban quản trị và người đề nghị sửa đổi dữ liệu.

Điều 11. Quy định phân công trách nhiệm quản lý SĐĐT

1. Quản lý SĐĐT: Hiệu trưởng và Phó hiệu trưởng.

2. Quản trị SĐĐT: Ban quản trị.

3. In ấn, đóng dấu, lưu trữ sổ điểm: Văn thư nhà trường

Điều 12. Quy định về, in ấn, lưu trữ Sổ Gọi tên và Ghi điểm

1. Sau khi kết thúc học kỳ và năm học, xét đề nghị của Ban quản trị, Hiệu trưởng nhà trường quyết định việc khóa sổ điểm. Ban quản trị in SĐĐT từ phần mềm, lấy chữ kỹ của GVBM, GVCN, trình Hiệu trưởng ký duyệt, đóng dấu giáp lai.

2. Nhà trường lưu giữ các loại hồ sơ, sổ sách như: Sổ điểm cá nhân, Sổ gọi tên và ghi điểm in từ phần mềm cùng các biên bản đề nghị sửa chữa dữ liệu (đã được đầy đủ các GV ký xác nhận và trình Hiệu trưởng duyệt, đóng dấu giáp lai theo quy định).

3. Văn thư nhà trường có trách nhiệm in ấn, lưu giữ sổ Gọi tên và ghi điểm điện tử. Các tệp dữ liệu Sổ điện tử của các lớp cuối mỗi năm học được ghi vào đĩa CD (có dán nhãn) để lưu trữ và bảo quản theo đúng quy định lưu trữ hồ sơ.

Điều 13. Khen thưởng, kỷ luật

Hiệu trưởng quyết định xử lý theo thẩm quyền, đề nghị các cấp có thẩm quyền quyết định xử lý đối với tập thể, cá nhân vi phạm, quyết định khen thưởng theo thẩm quyền, đối với tập thể, cá nhân có thành tích trong việc thực hiện tốt quy định này.

Điều 14. Điều khoản thi hành

1. Quy định này áp dụng cho việc sử dụng SĐĐT, quy định sử dụng và khai thác hệ thống phần mềm quản lý nhà trường tại trường PTDTBT Thái Thịnh từ tháng 9/2021.

2. Quy định này sẽ được điều chỉnh bổ sung trong quá trình triển khai thực hiện nếu phát sinh vấn đề mới hoặc có những nội dung không còn phù hợp./.

 

                                                                                     HIỆU TRƯỞNG

 

 

 

 

                                                                                   Bùi Thị Thanh Tâm

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PHÒNG GD&ĐT TP HÒA BÌNH TRƯỜNG PTDTBT THÁI THỊNH

 

PHIẾU ĐỀ NGHỊ SỬA ĐIỂM

 

            Họ và tên GV:…………………………………….

         Tổ:…………………………………………………

 

STT	Môn – Lớp	Họ và tên HS	Điểm vào sai	Điểm đúng sửa lại	Thời gian sửa điểm	Ký duyệt của BGH
1	Toán – 7A	Nguyễn Thị A	6,5	5,5	15/10/2021
2
3

 

                                                                                                                                                                                                X.Hòa Bình, ngày ….tháng…. năm 20…..

 

       Xác nhận của BGH                                               Giáo  viên 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PHÒNG GD&ĐT TP HÒA BÌNH    TRƯỜNG PTDTBT THÁI THỊNH

PHIẾU ĐỀ NGHỊ KIỂM TRA THÔNG TIN Ở SỔ ĐIỂM ĐIỆN TỬ

 

            Họ và tên GV:…………………………………….

         Tổ:……………………………………………

 

STT	Môn – Lớp	Họ và tên HS (hoặc Tổng số HS, STT)	Thời gian Cập nhật thông tin	Nội dung cập nhật	Thời gian Kiểm tra	Ký duyệt của BGH

 

                                                                                                                                                                                                X. Hòa Bình, ngày ….tháng…. năm 20…

Xác nhận của BGH                                                      Giáo  viên           

        

 

 

 

 

 

PHÒNG GD&ĐT TP HÒA BÌNH  TRƯỜNG PTDTBT THÁI THỊNH

PHIẾU ĐỀ NGHỊ BỔ SUNG THÔNG TIN  Ở SỔ ĐIỂM ĐIỆN TỬ

 

            Họ và tên:…………………………………….

         Tổ:…………………………………………….

 

STT	Thời gian	Môn – Lớp	Họ và tên HS (hoặc Tổng số HS, STT)	Nội dung cần bổ sung	Lý do   bổ sung	Ký duyệt của BGH

                                                                            

                                                                           X. Hòa Bình, ngày ….tháng…. năm 20…

Xác nhận của BGH                                                      Giáo  viên